Klant Eisen Specificatie (KES)
De eerste stap in de ontwikkeling van een systeem is het specificeren van de klanteisen. Dit start met een probleemanalyse, een omgevingsanalyse en een stakeholderanalyse die de klantbehoeften in beeld brengen. Dit gebeurt in intensief contact met de diverse (groepen) belanghebbenden. Het is belangrijk een compleet beeld van de belanghebbenden te hebben. Door te denken vanuit alle fasen uit de levenscyclus van het systeem komt bijvoorbeeld ook de beheerder in beeld. Klantbehoeften worden opgesteld in de vorm van eisen en wensen. Ook randvoorwaarden als tijd en geld maken deel uit van de klantvraag. Analyse van de klanteisen en -wensen zorgt ervoor dat bijtijds mogelijke problemen worden geïdentificeerd, zoals conflicterende of onrealistische eisen. Besluiten over het al dan niet honoreren van klanteisen en -wensen worden vastgelegd. Het vaststellen van deze besluiten gebeurt in nauw contact met de klanten op projectteamniveau of met opdrachtgevers zoals een stuurgroep of minister. Deze informatie wordt vastgelegd in een Klant Eisen Specificatie (KES) of Customer Requirements Specification (CRS).
Systeemspecificatie
De KES is input voor de systeemontwikkeling. Alle informatie over de systeemontwikkeling wordt vastgelegd in een systeemspecificatie. Deze systeemspecificatie geeft een gestructureerd overzicht van het betreffende systeem, de beschikbare oplossingsruimte, een beschrijving van de benodigde functionaliteiten, de context van het systeem, de geïdentificeerde raakvlakken met (andere systemen in) de omgeving, de eisen gesteld aan het systeem alsmede een beschrijving van de gemaakte ontwerpkeuzes, passend bij de eisen. De systeemspecificatie bevat alle informatie die het systeem definieert. Daarbij worden ontwerp/oplossing en eisen/vraag zo veel mogelijk gescheiden om de oplossingsruimte helder te houden. Eisen en ontwerp lopen parallel en iteratief op in de systeemontwikkeling. Het is verstandig vanaf het begin de traceerbaarheid van klanteisen naar systeemeisen bij te houden. Hiermee kan voor de klant zichtbaar worden gemaakt wat er met zijn eisen is gedaan. Binnen de sector wordt op verschillende manieren vorm gegeven aan de systeemspecificatie. We zien bijvoorbeeld ook dat de systeemspecificatie wordt uitgesplitst in een systeemeisenspecificatie en een systeemontwerpspecificatie.
Contractspecificatie
Afhankelijk van de inkoopafwegingen wordt – vroeg of laat – een aanbestedingsdossier opgesteld. De uitwerking van klanteisen en systeemontwikkeling wordt nu verwerkt tot één of meer contracten en de bijbehorende specificaties. Voor het samenstellen van de contractspecificatie (bij een D&C-contract een vraagspecificatie genoemd en bij een DBFM-contract een output-specificatie) wordt een uitsnede uit de systeemspecificatie gemaakt, voor dat deel dat in het contract wordt ingekocht. Het gaat hierbij om een momentopname of baseline in de systeemontwikkeling. De opdrachtgever is hierbij verantwoordelijk voor de juiste verwerking van klanteisen in het contract. Wanneer ervoor wordt gekozen om de systeemspecificatie in meerdere contractspecificaties uit te besteden, is het belangrijk dat de opdrachtgever de raakvlakken hiertussen bewaakt. Dit met name bij wijzigingen.
Blijvende aandacht voor de klantvraag
De klantvraag en de KES dienen tijdens het specificeren continu aandacht te krijgen, omdat klanteisen kunnen wijzigen of kunnen worden aangevuld. Dit bijvoorbeeld vanwege gemaakte ontwerpkeuzes, veranderende weten regelgeving of een ander politiek klimaat. De impact van de gewijzigde klanteisen moet altijd in beeld worden gebracht. Daarbij dienen de afwegingen en besluiten die daarbij zijn gemaakt te worden bijgehouden, in de vorm van gewijzigde eisen (eisenmanagement) en gewijzigde configuratie (configuratiemanagement).
