Op het moment dat in een project steeds meer informatie beschikbaar komt en er meer partijen en disciplines betrokken raken, is het zaak om informatie op een heldere manier te verbinden. De systeemdecompositie (System Breakdown Structure (SBS)) speelt hierbij een belangrijke, structurerende rol. Een systeemdecompositie is altijd een beperkte hiërarchische weergave van de werkelijkheid, zonder dynamiek en zonder inzicht in raakvlakken.
Op het snijvlak van verantwoordelijkheden dient iedere vragende organisatie (opdrachtgever) de gevraagde organisatie (opdrachtnemer) toe te staan een eigen systeemdecompositie te hanteren. Dit geldt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, tussen aannemer en onderaannemer en ook tussen organisatiedelen (disciplines). Daarbij moet ruimte worden gegeven aan de verschillende disciplines en hun vragen rondom de decompositie. De gevraagde partij dient een decompositie in te richten zoals deze die nodig heeft om het werk goed te kunnen doen. De traceerbaarheid naar de structuur van de vragende partij moet hierbij wel worden geborgd. Naast een meer functionele indeling kan bijvoorbeeld een geometriemodel gebruikt worden als verbinding van verschillende structuren. Voorbeelden van een geometriemodel zijn een indeling in camerasecties, wegvakken, kunstwerknummers of baanvakken.
Omgaan met functies in de decompositie
Bij het uitwerken van het systeem worden zowel de functies als de systeemdelen concreter ingevuld. Daarbij moeten de functionele decompositie en systeemdecompositie in evenwicht zijn. Dit betekent niet dat de twee structuren één-op-één gelijk zijn, maar elk detailleringniveau kent zijn eigen functie-object-allocatie. Een systeemdeel kan hierbij meerdere functies vervullen en ook één functie kan door meerdere systeemdelen worden vervuld.
Het uitwerken van functionele decomposities en -analyses is zinvol tot op het niveau waarop men op standaard producten uitkomt. Vaak blijven ook functies op een concreter objectniveau impliciet. Dit kan expliciet worden gemaakt, bijvoorbeeld met het Hamburgermodel.
