De do’s bij organisatiebrede implementatie van SE.

SE ORGANISATIEBREED INVOEREN

De do’s bij de invoering

 SE invoeren is bij de meeste bedrijven een proces van jaren. Dit dient integraal opgepakt te worden, met aandacht voor processen, procedures, hulpmiddelen, kennis en cultuur. Een lijstje do’s om op in te zetten bij de invoering van SE. Deze kunnen de bedrijfsbrede implementatie ondersteunen en versnellen.

Belangrijke: Vertaal de SE-toepassing naar de eigen werkelijkheid
Voor een succesvolle in- en uitvoering van SE dient elke organisatie de methodiek te vertalen naar concrete toepassing. Hoe die slag plaatsvindt, is uiteraard afhankelijk van het bedrijf en de bedrijfsprocessen.

Zet SE op de managementagenda
Betrokkenheid en geloof in SE door het management zijn essentieel voor het succesvol inbedden van deze werkwijze in de organisatie. Zet SE op de managementagenda en zorg dat medewerkers zien dat de managers ook achter de werkwijze staan. Het gaat niet alleen om de kick-off, de implementatie van SE dient lange tijd op de agenda te staan.

Toon de meerwaarde die SE biedt
Toon met praktijkvoorbeelden wat SE kan opleveren. Bijvoorbeeld grotere klanttevredenheid, verbetering van efficiëntie, meer grip op complexe projecten en helderheid in de samenwerking tussen partijen. Eén treffend voorbeeld is vaak overtuigender dan een uitgebreid document. Daarbij is het goed om de voordelen die op projectniveau optreden te schetsen en daarnaast te tonen welke meerwaarde SE de individuele projectmedewerker biedt.

Laat wie het heeft ervaren de voordelen vertellen; creëer rolmodellen
‘Wie eenmaal SE heeft toegepast, wil niet meer anders’, is een veelgehoorde uitspraak. Toch wil je juist de mensen die de stap naar SE nog gaan zetten, overtuigen van de meerwaarde. Het verhaal laten vertellen door ervaringsdeskundigen komt dan het dichtst in de buurt van een eigen ervaring. Creëer rolmodellen in de organisatie en laat hen anderen inspireren met hun SE-ervaring.

Weet en draag uit dat SE de hele organisatie raakt
De integraliteit van SE gaat verder dan het samenwerken tussen verschillende disciplines en bedrijven. Het vraagt ook om samenwerking binnen deze organisaties. De term ‘Systems Engineering’ kan ervoor zorgen dat mensen denken dat SE alleen de engineering-afdeling betreft. SE is echter niet voorbehouden aan enkele specialisten, het is een werkwijze die de hele organisatie raakt. Betrek daarom die hele organisatie en borg SE in de processen. Zorg dat mensen weten dat en waarom er voor het toepassen van SE wordt gekozen. Maak duidelijk het statement: dit is onze manier van werken en om deze reden doen we het.

Borg de geleerde lessen
Leer van successen en uitdagingen. Voorkom dat gemaakte fouten zich kunnen herhalen, zodat je slechts één keer leergeld betaalt. En nog belangrijker: vertaal de positieve ervaringen door naar nieuwe projecten en naar de bedrijfsprocessen. Voorkom daarbij dat elke organisatie of afdeling opnieuw het wiel uitvindt. Binnen bedrijven en branches en over de bedrijfs- en branchegrenzen heen kan veel van elkaar geleerd worden. Door te vertellen wat er mis kan gaan, en door best practices te delen.

Geef medewerkers ruimte en tijd voor opleiding en ontwikkeling
Wanneer projectmanagers en -medewerkers met SE aan de slag gaan, is het goed dat ze weten wat er van ze wordt verwacht. Bied dus ruimte voor cursussen die SE zowel in theorie als praktijk behandelen. Daarbij bestaat de perfecte SE-opleiding niet. Geef mensen binnen de organisatie ook de ruimte om van elkaar te leren. Stimuleer dat afdelingen bij elkaar in de keuken kijken. Als medewerkers de kans krijgen zichzelf te ontwikkelen, verkort dat de doorlooptijd die nodig is om SE als werkwijze te integreren. Op www.leidraadse.nl staan relevante publicaties en informatie over Systems Engineering-cursussen.

Stimuleer mensen om ervaringen uit te wisselen
Zorg dat mensen die met SE aan de slag zijn hun ervaringen delen met anderen. Dat kan binnen de organisatie gebeuren, maar mensen kunnen ook sparringpartners zoeken bij andere bedrijven of buiten de sector. Zoek naar samenhang en zoek breed verbinding. Gebruik hiervoor kennissessies, en intervisie of meester-gezelrelaties.

Implementeer duidelijk afgebakende producten
Het helpt mensen als ze ervaring opdoen met concrete SE-producten. Vraag daarom bij elk project om  bijvoorbeeld een systeemspecificatie, risicomatrix, V&Vmanagementplan of Klant Eisen Specificatie. Dat zorgt het eerste halfjaar waarschijnlijk voor verschillende kwaliteitsniveaus van het product, maar dat middelt zich gedurende het leerproces uit. De inzet van best practices en toetskaders werkt daarbij ondersteunend.

Erken dat de SE-activiteiten bij verschillende rollen liggen
SE hoort niet bij een persoon, maar vraagt activiteiten van verschillende rollen binnen een organisatie. Daarbij bestaan er diverse SE-rollen, afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt.

Nog geen ervaring? Start met een pilotproject
Wie écht de voordelen van SE wil ondervinden doet er goed aan er in minimaal één project volledig voor te gaan. Zo’n pilotproject waarin volledig volgens de SE-aanpak wordt gewerkt, toont SE in al zijn facetten. Zet op dit project mensen in die overtuigd zijn van de mogelijkheden die de werkwijze biedt en zorg voor begeleiding door professionals die ruime ervaring met de toepassing van SE hebben. Dit om onnodig slechte ervaringen en onnodig lesgeld te voorkomen. Het kan echter ook geen kwaad om elementen of producten van SE stapsgewijs in meerdere, of zelfs alle projecten ineens te integreren.

Share Button