Weet wat werkt, voorkom valkuilen
Wat wél werkt bij het invoeren van SE
De invoering en implementatie van SE, kent – net als andere complexe methodieken – een aantal valkuilen. Hieronder een beschrijving van valkuilen die je beter kunt omzeilen en ook een beschrijving van wat wél effectief is bij een omslag naar de SE-werkwijze.
Wat werkt: Duidelijke en haalbare doelen stellen die onderbouwen waarom SE wordt ingevoerd. Bij voorkeur meetbaar. Een opdrachtgever wil bijvoorbeeld op 90% van de projecten een ruime voldoende op de Klant Eisen Specificatie scoren. Opdrachtnemers kunnen ernaar streven het rework op projecten met 5% naar beneden te brengen.
Valkuil: Onduidelijk zijn over het waarom van de invoering van SE.
Wat werkt: SE zien als een werkwijze. Daarmee hoort het ook niet bij één persoon, maar bij de hele organisatie.
Valkuil: SE zien als een specialisme en er een apart deelproject van maken. Dit bijvoorbeeld door inhoudelijke experts de lead te geven bij de implementatie.
Wat werkt: Benoemen en belonen van de gewenste competenties, zoals: vooruitdenken, scenario’s maken, iteratief plannen en doorvragen. Het belangrijkste hierin: geef als manager het goede voorbeeld.
Valkuil: De verkeerde competenties belonen, zoals:improviseren, bluffen en het korte termijnresultaat vooropstellen.
Wat werkt De omslag zien als een organisatiebrede verandering. Daarbij een organisatiebrede en projectspecifieke implementatie stimuleren. Met SE kan niet vroeg genoeg worden begonnen. Het vraagt daarbij meer investering in de voorbereiding dan bij een conventionele planning gebruikelijk is. Dit verdient zich later terug.
Valkuil: Invoeren van SE via een project en daarbij denken dat de gebruikelijke projectorganisatie dit kan bolwerken.
Wat werkt: Erkennen dat SE drie cruciale omwentelingen vraagt in de organisatie:
- Van oplossingsdenken naar functiedenken
- Van denken vanuit een losstaand object naar denken in een integraal systeem.
- Van denken vanuit verschillende partijen, naar ketendenken.
Omdat deze stappen nauw zijn verweven, dienen ze tegelijkertijd plaats te vinden. Daarbij vraagt het niet alleen om het aanleren van nieuwe denkwijzen maar ook om het delen van specialistische kennis. Voor sommigen is dat een opgave omdat ze hiermee hun ‘machtsbasis’ verliezen.
Valkuil: Te veel focussen op één aspect van SE en daarmee ontkennen of onderschatten dat SE een flinke verandering met zich meebrengt.
Wat werkt: Beseffen dat je – in tijd en geld – ruimte dient te geven voor de invoering van SE. Investeer in continuïteit en duurzaamheid, door het opbouwen van een kennis-database, en het trainen van medewerkers. Uiteindelijk levert het toepassen van SE een efficiëntieslag op en biedt zo meerwaarde voor de klant.
Valkuil: Denken dat SE invoeren gratis kan. Geen diepte-investering willen doen en ‘afwachten tot het niet anders kan’.
